Ley 21.719 de datos personales: qué debe tener lista tu pyme

Si tu empresa guarda nombres, RUT, correos, teléfonos o direcciones de clientes o trabajadores, la Ley 21.719 te aplica. No importa si eres una gran empresa o una pyme con tres personas y una planilla de clientes.

La ley se publicó en el Diario Oficial el 13 de diciembre de 2024 y fija su entrada en vigencia para el 1 de diciembre de 2026. A fines de octubre de 2026 se tramita en el Senado un proyecto del Ejecutivo (boletín 18.623-07) que propone postergarla hasta 2027. Mientras ese proyecto no se apruebe y publique, la fecha que rige sigue siendo diciembre de 2026. Y aunque se posterguen los plazos, las obligaciones de fondo no cambian, así que conviene avanzar igual.

Qué cambia con la nueva ley

La Ley 21.719 modifica a fondo la antigua Ley 19.628, de 1999, y acerca a Chile a estándares como el reglamento europeo. Los cambios más relevantes para una pyme son:

• Se crea la Agencia de Protección de Datos Personales, un organismo que puede fiscalizar, recibir reclamos y aplicar multas.
• Necesitas una base legal para tratar datos. Puede ser el consentimiento de la persona, la ejecución de un contrato, una obligación legal o un interés legítimo, entre otras.
• Las personas tienen más derechos sobre sus datos: acceder a ellos, corregirlos, pedir que se eliminen, oponerse a ciertos usos y solicitar que se los entregues en un formato que puedan llevarse a otro proveedor (portabilidad).
• Debes informar con claridad qué datos recolectas, para qué y por cuánto tiempo, normalmente en una política de privacidad.
• Debes proteger los datos con medidas de seguridad acordes a tu tamaño y al tipo de información.
• Si hay una filtración, debes informar a la Agencia y, según el caso, a las personas afectadas.

Qué multas contempla

La ley clasifica las infracciones en leves, graves y gravísimas, con multas de hasta 5.000, 10.000 y 20.000 UTM respectivamente. Para empresas que no son pequeñas y reinciden, las multas pueden calcularse como un porcentaje de sus ingresos anuales.

Más allá del monto, hay un costo que suele pesar más en una pyme: perder la confianza de los clientes después de una filtración o de un reclamo público.

Lista práctica para preparar tu pyme

No necesitas un departamento legal para partir. Estos pasos cubren lo esencial:

1. Haz un inventario de datos. Anota qué datos personales guardas (clientes, trabajadores, proveedores), dónde están (Excel, sistema, correo, WhatsApp, papel) y quién tiene acceso.
2. Define para qué usas cada dato. Si no tienes una razón clara para guardar algo, lo más seguro es dejar de recolectarlo y eliminarlo.
3. Publica una política de privacidad en tu sitio web y en tus formularios, escrita en lenguaje simple.
4. Revisa tus formularios. El de contacto, el de cotización y el de tu tienda online deben informar cómo usarás los datos, y pedir consentimiento cuando corresponda, por ejemplo para enviar publicidad.
5. Ordena los accesos. Cada persona debe ver solo lo que necesita para su trabajo. Usa contraseñas robustas y activa la verificación en dos pasos en correo y sistemas.
6. Respalda y protege la información. Respaldos automáticos, equipos con contraseña y nada de planillas con datos de clientes enviadas por correo a cualquiera.
7. Habilita un canal para solicitudes. Un correo o formulario donde las personas puedan pedir acceso, corrección o eliminación de sus datos, y un responsable de responder.
8. Revisa a tus proveedores. Si tu sistema, tu correo o tu tienda online están en manos de terceros, verifica cómo protegen los datos y deja acordado por escrito su responsabilidad.
9. Ten un plan para incidentes. Define qué hacer si se pierde un computador, te hackean el correo o se filtra una base de datos: a quién avisar y cómo.

Dónde entra la tecnología

Muchas pymes guardan datos de clientes repartidos entre planillas, correos y chats. Ese desorden es justamente lo que vuelve difícil cumplir la ley: no sabes qué tienes, no puedes borrar algo cuando te lo piden y cualquiera puede copiar la información.

Un sistema bien diseñado ayuda a cumplir sin esfuerzo extra: datos centralizados, usuarios con permisos, registro de quién vio o modificó qué, respaldos automáticos y la posibilidad de exportar o eliminar los datos de una persona con un par de clics.

Si quieres revisar cómo está tu empresa, agenda una reunión y lo vemos juntos.

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado. Revisa siempre el texto oficial de la ley y el estado de su tramitación.